Обязанности и права секретаря Отделения

Обязанности

1. Сопровождение семинаров.
2. Уборка в офисе.
3. Обзвон слушателей.
4. Выполнение разовых поручений (при возникшей необходимости).

Сопровождение семинаров

До начала семинара:
1. Прийти за полчаса (min) – час (max) до начала семинара. Открыть помещение, включить свет, открыть форточки. Если грязно – убраться.
2. Включить чайник, набрать воду в фильтр, проверить наличие чая, кофе, сахара, печенья.
3. Намочить тряпку для стирания с доски, положить мел.
4. Расставить стулья.
5. Повесить листы с информацией.
6. Встречать участников, предлагать снять верхнюю одежду, принимать взносы, отвечать на вопросы, предлагать чай. Запоминать слушателей в лицо и по фамилиям.
Во время семинара:
1. Во время занятий сидеть недалеко от входа или за столом оргкомитета. Во время перерыва находиться вместе с участниками, организовать чаепитие. Уходить с семинара за пределы здания можно во время занятия, спросив разрешения у Натальи Геннадьевны.
2. Подключить проектор, если необходимо.
3. За полчаса до перерыва вскипятить воду для чая.
4. Во время перерыва проветрить помещение и предложить чай преподавателю.
После семинара:
1. Убрать помещение, помыть и убрать чашки. При необходимости вытереть со стола (столов).
2. Закрыть форточки, выключить свет, закрыть помещение, вынести мусор.
3. Забытые участниками вещи сдать Наталье Геннадьевне.
Задача – сделать участие в занятиях комфортным для участников и преподавателя. Действовать по необходимости и по мере возникновения непредвиденных ситуаций.

Уборка в офисе

Производится по просьбе Натальи Геннадьевны.
Включает в себя:
1. Поливку цветов.
2. Вытирание пыли со столов, подоконников, стульев (в том числе с обратной стороны).
3. Подметание и мытьё пола.
4. Мытьё посуды, набор воды в фильтр, протирание микроволновки, термопота, чайника, полок. Приведение в порядок «кухни». Еда должна быть убрана в пластиковые ящики (от мышей).
5. Вынос мусора и замену мусорного мешка.

Обзвон слушателей

1. Обзвонить слушателей по списку как можно скорее. При недоступности абонента использовать смс, соцсети.
2. Переслать результат обзвона Наталье Геннадьевне.

Общее

• Секретарь сотрудничает с Отделением один учебный год – с сентября по июль включительно.
• Секретарю необходимо ознакомиться с работой ППЛ (сайт oppl.ru) и работой Омского отделения ППЛ (ppl-omsk.ru), группами Отделения в соцсетях, уметь отвечать на вопросы о вступлении в ППЛ, рассказывать о ближайших тренингах.
• Внешний вид: деловая одежда и бейджик секретаря.
• Соцсети: на время сотрудничества на аватарке должно быть фото в деловой/скромной одежде.
• Быть всё время (кроме ночного) на связи, в том числе WhatsApp, ВК.
• Сообщать о нехватке канцтоваров, чая, мусорных мешков и прочих расходных материалов.
• Сообщать о просьбах преподавателей, слушателей, происшествиях.
• Рассказывать о работе Отделения в своём рабочем или учебном кругу, раздавать визитки и рекламу, делать перепосты в соцсетях.
• Не допускается сбор секретарём личных данных слушателей, а также организация групп и чатов в соцсетях без обсуждения с Председателем Отделения ППЛ.

Права

1. Секретарь имеет право во время сотрудничества участвовать без оплаты во всех программах Отделения с получением сертификатов. Могут быть исключения (когда платим сторонним организациям).
2. Секретарь может получить рекомендацию от Отделения при приёме на работу и запись в волонтёрской книжке в любое время после окончания сотрудничества.